BookEnu: księgowość z AI dla biur rachunkowych

Większość naszych klientów to małe i średnie firmy: restauracje, salony, gabinety stomatologiczne, sklepy, pensjonaty, niepubliczne przedszkola. Każda z nich pod koniec miesiąca ma to samo: stos paragonów, faktury od dostawców, wyciągi z banku i biuro rachunkowe, które musi to wszystko przepisać. BookEnu powstał po to, żeby to przepisywanie zniknęło.

Czym jest BookEnu

BookEnu to system księgowy z AI dla polskich biur rachunkowych i ich klientów. Proces jest prosty:

1. Klient biura wgrywa dokumenty. Robi zdjęcie paragonu albo dodaje faktury i wyciągi przez prosty portal mobilny.
2. AI odczytuje i porządkuje. BookEnu wyciąga kontrahenta, daty, kwoty netto, VAT i brutto, kategoryzuje pozycje i dopasowuje faktury do płatności. Każdy wynik ma ocenę pewności.
3. Księgowy weryfikuje. Wszystko, co niepewne, trafia do kolejki weryfikacji, więc nic nie księguje się bez kontroli.

Odczyt dokumentów napędza Claude firmy Anthropic.

Ewidencje, VAT i KSeF

BookEnu nie jest arkuszem kalkulacyjnym z dodatkiem AI. Ewidencje są prowadzone na prawdziwych zapisach księgowych:

• KPiR (17 kolumn), ewidencja przychodów dla ryczałtu i pełne księgi;
• zestawienie obrotów i sald, rachunek zysków i strat, bilans oraz eksport do Excela;
• stawki VAT 23/8/5/0/zw/np, metoda kasowa, MPP i biała lista VAT;
• rejestry VAT i pliki JPK_V7M/K generowane jednym kliknięciem w formacie XML;
• integracja z KSeF, dzięki której faktury krajowe trafiają do systemu automatycznie, bez OCR;
• plan kont, kategorie i reguły automatycznej dekretacji.

Warto wiedzieć, że plik JPK do urzędu wysyła się na razie samodzielnie. Bezpośrednia wysyłka do KAS jest według producenta w planach.

Wyciągi z polskich banków

Wyciągi można wgrać jako PDF, CSV lub Excel. BookEnu parsuje i kategoryzuje transakcje, a odczyt jest dostrojony do układów wyciągów polskich banków. System oddziela wydatki firmowe od prywatnych i sam dopasowuje faktury do płatności. To zwykle najbardziej żmudna część miesiąca.

Portal, z którego klienci naprawdę korzystają

Zamiast reklamówki z paragonami i maili z załącznikami klient biura ma własny portal, w którym:

• wgrywa paragony, faktury i wyciągi w kilka sekund;
• wystawia i wysyła własne faktury FA(3) oraz korekty;
• trzyma dane firmy i rachunki bankowe w jednym miejscu;
• dostaje przypomnienia i wiadomości od biura.

Biuro może ustawić szablony wiadomości i zaplanowane przypomnienia powiązane z kalendarzem podatkowym (VAT do 25., PIT i ZUS do 20.), wysyłane automatycznie albo po akceptacji księgowego.

Archiwum i bezpieczeństwo danych

W inteligentnym archiwum można trzymać umowy, wyciągi i korespondencję, a potem wyszukiwać je po znaczeniu, a nie tylko po nazwie pliku. Dane każdego biura są odizolowane na poziomie bazy danych, a system projektowany jest z myślą o dzienniku audytowym i przechowywaniu danych przez 5 lat, zgodnie z ordynacją podatkową.

Wczesny dostęp dla biur założycielskich

BookEnu jest obecnie we wczesnym dostępie i jest w tym czasie bezpłatny. Producent szuka niewielkiej grupy biur rachunkowych, które będą pracować na prawdziwych klientach i współtworzyć kierunek rozwoju. W zamian biura założycielskie dostaną stałą zniżkę po komercyjnym starcie. Liczba miejsc jest ograniczona, a zgłoszenie złożysz na stronie BookEnu.

Dlaczego o tym piszemy

Na co dzień pokazujemy firmy z najlepszej strony: czyste wnętrza, dobre światło, dopracowane szczegóły. BookEnu robi coś podobnego z papierami, które stoją za każdą z tych firm. Jeśli prowadzisz biuro rachunkowe i masz klientów takich jak nasi, albo jesteś właścicielem firmy, którego księgowa wciąż przepisuje paragony, zajrzyj na bookenu.pl.

A jeśli chcesz pokazać swoje biuro czy lokal klientom online, zobacz, jak powstaje wirtualny spacer i czym może być dla firm. Chętnie odpowiemy na pytania przez formularz kontaktowy.